Politique de confidentialité

Introduction

Chez Hilton Brussel Grand Place, nous prenons vos données personnelles au sérieux. Nous veillons à ce que le traitement de vos informations personnelles s’effectue dans le respect de votre vie privée. C’est la raison pour laquelle nous mettons tout en œuvre pour que le traitement de vos données personnelles ait lieu dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (« le RGPD ») et autre législation en vigueur. La présente politique de confidentialité (« la Politique ») s’applique aux données personnelles de nos visiteurs, clients et fournisseurs, ainsi que de toute autre personne figurant dans nos systèmes informatiques (systèmes de réservation), site Web, applications, voire les données personnelles transmises par les agences de voyages, les sites de réservation ou autres.

Qui est le responsable de traitement ?

Swiss Hotels Leasing Company SA

Rue Gineste 3, 1000 Brussels, Belgium

Numéro d’entreprise : 0443.435.597

Tel.:  +32 490 589 266

E-mail: ellen.deboeck@hilton.com

Hilton Brussel Grand Place est exploitée par Swiss Hotels Leasing Company SA. Hilton Brussel Grand Place est une Hilton marque. Hilton traite aussi vos données personnelles dans le cadre de de votre séjour chez nous. Pour plus d’informations, veuillez consulter la politique de confidentialité et la politique relative aux cookies de Hilton, sur leur site web.

Cette Politique concerne que les activités de Swiss Hotels Leasing Company SA.

Méthode de collecte des données personnelles

Selon la situation, nous collectons des données émanant directement de vous ou d’autres sources.

Données envoyées par vous

Quand vous nous contactez à propos d’une réservation, si vous avez des exigences particulières concernant votre visite ou utilisez un réseau social que nous vous avons communiqué, nous collecterons et traiterons les données que vous nous envoyez. Il peut notamment s’agir de données personnelles sensibles, comme des informations relatives aux allergies.

Données provenant d’autres sources

Si quelqu’un effectue une réservation pour vous, nous traitons ces données personnelles vous concernant.

Parfois, nous recevons des données personnelles de tiers (dont d’autres sociétés de notre groupe) et avec lesquelles nous travaillons ou qui nous fournissent des produits ou services.

Dans certains cas, nous traitons les données personnelles vous concernant et qui proviennent de sources publiques, comme les médias sociaux. Tel est le cas, par exemple, si vous formulez des recommandations concernant notre hôtel sur un site Web.

Lorsque nous traitons les données personnelles vous concernant et qui proviennent d’autres sources, nous vous informerons conformément au RGPD (dans la mesure du possible).

Différentes activités de traitement

Informations relatives aux clients

Type de données personnelles

Coordonnées (par exemple :  nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse), données démographiques (par ex. : âge, sexe, langue), données sur le séjour (notamment des données personnelles sensibles, dont les informations relatives aux allergies), les données relatives à l’identification (tels que votre nom et adresse, votre lieu de naissance et votre date de naissance, votre numéro d’identification national, le numéro de votre passeport ou carte d’identité, votre nationalité), numéro du programme de fidélité, données de paiement (comme le numéro de carte de crédit), données professionnelles, informations relatives à la réservation (précédentes) (par exemple : visites antérieures, date d’arrivée, date de départ), informations (par exemple : avis sur nos hôtels et services) que vous nous avez envoyées (p.ex. en participant à un sondages) ou en mettant quelque chose en ligne.

Base de traitement légale

Votre consentement (dans les cas où nous vous l’avons demandé et que vous nous avez accordé), l’exécution d’un contrat pour lequel vous êtes partie, ou afin de prendre les mesures précontractuelles à votre demande (par exemple en cas de réservation), ou une obligation légale (par exemple une obligation légale pour les fournisseurs d’hébergement d’enregistrer des clients hôteliers). Nous pouvons également traiter vos données sur base de nos intérêts légitimes. Nous avons par exemple un intérêt légitime à interroger nos clients sur leur séjour afin d’améliorer en permanence nos services. En cas de traitement fondé sur des intérêts légitimes, nous établirons un équilibre entre nos intérêts légitimes et vos droits et intérêts.

Finalité

Fournir les services et les produits que vous avez demandés (par exemple dans le cadre d’une réservation), afin d’évaluer nos services et de les améliorer et pour remplir nos obligations légales (par exemple pour enregistrer les clients de l’hôtel).

Informations relatives aux clients du restaurant

Type de données personnelles

Coordonnées (par exemple :  nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse), les informations relatives à la réservation (occasion, demandes spéciales), les données de paiement, les informations relatives à la réservation, les données professionnelles,  informations que vous nous avez envoyées (par exemple en participant à un sondages) ou en mettant quelque chose en ligne.

Base de traitement légale

Votre consentement (dans les cas où nous vous l’avons demandé et que vous nous avez accordé), l’exécution d’un contrat pour lequel vous êtes partie, ou afin de prendre les mesures précontractuelles à votre demande (par exemple en cas de réservation de restaurant), ou une obligation légale. Nous pouvons également traiter vos données sur base de nos intérêts légitimes. Nous avons par exemple un intérêt légitime à interroger nos clients sur leur séjour afin d’améliorer en permanence nos services. En cas de traitement fondé sur des intérêts légitimes, nous établirons un équilibre entre nos intérêts légitimes et vos droits et intérêts.

Finalité

Fournir les services et les produits que vous avez demandés (par exemple dans le cadre d’une réservation de restaurant), afin d’évaluer nos services et de les améliorer et pour remplir nos obligations légales.

Informations relatives aux personnes de contact

Type de données personnelles

Coordonnées telles que le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone.

Base de traitement légale

Nous utiliserons vos données sur base de notre relation contractuelle ou de nos intérêts légitimes. En cas de traitement fondé sur des intérêts légitimes, nous établirons un équilibre entre nos intérêts légitimes et vos droits et intérêts.

Finalité

Nous traitons les données personnelles en vue de gérer la relation de fournisseur, pour répondre aux diverses questions, pour la facturation et le marketing (le cas échéant) ou pour communiquer de toute autre manière avec votre entreprise et vous.

Réseaux sociaux

Type de données personnelles

Les données personnelles que vous nous transmettez sur les réseaux sociaux (par exemple : nom, adresse e-mail et numéro de téléphone).

Base de traitement légale

Votre consentement (dans les cas où nous vous l’avons demandé et que vous nous avez accordé), si le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat pour lequel vous êtes partie, ou afin de prendre les mesures nécessaires à votre accès au contrat (par exemple en cas de réservation) ou pour des intérêts légitimes. En cas de traitement fondé sur des intérêts légitimes, nous établirons un équilibre entre nos intérêts légitimes et vos droits et intérêts.

Finalité

Vous fournir les services et les produits que vous souhaitez, gérer et commercialiser nos services et produits, et communiquer avec vous.

E-mail

Type de données personnelles

Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et toute autre donnée personnelle que vous nous transmettez par e-mail.

Base de traitement légale

Votre consentement (dans les cas où nous vous l’avons demandé et que vous nous avez accordé), si le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat pour lequel vous êtes partie, ou afin de prendre les mesures nécessaires à votre accès au contrat (par exemple en cas de réservation) ou pour des intérêts légitimes.

Finalité

Vous fournir les services et les produits que vous souhaitez, gérer et commercialiser nos services et produits, et communiquer avec vous.

Données personnelles relatives aux enfants

À notre connaissance, nous ne sommes pas en contact ni ne collectons de données personnelles d’enfants de moins de 18 ans sans l’autorisation préalable d’un parent ou tuteur. Si vous pensez que nous avons malencontreusement obtenu de telles données, veuillez nous contacter afin que nous puissions obtenir l’accord parental ou supprimer les données dans les plus brefs délais.

Marketing direct

Type de données personnelles

Nom et adresse e-mail.

Base de traitement légale

Nous avons un intérêt légitime à envoyer des informations marketing à nos clients. Nous pouvons utiliser vos données afin de communiquer et vous fournir de l’information (par exemple, des invitations à des événements, des promotions et des offres spéciales et d’autres informations marketing). Si vous ne souhaitez pas recevoir nos communications, vous pouvez exprimer votre préférence au moment où nous recueillons vos informations.

Si vous avez consenti à recevoir des communications liées au marketing, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. De plus, si nous traitons vos données à des fins de marketing, vous avez le droit de vous opposer à tout moment (voir ci-dessous votre opportunités et droits en relation avec cela). Vous pouvez vous opposer, par exemple, en utilisant les liens de désabonnement de la communication concernée.

Finalité

Nous utilisons vos informations pour vous tenir au courant de nos services, événements et promotions.

Vidéosurveillance

Nous utilisons des caméras de surveillance chez Hilton Brussels Grand Place (inclusive le restaurant). La surveillance par caméra est considérée comme particulièrement sensible du point de vue de la protection de la vie privée et il est très important que chaque surveillance par caméra se déroule conformément à la législation en vigueur.

Les images caméra sont traitées sur base de notre intérêt légitime de protéger et sécuriser notre hôtel et nos clients. Entrer dans un endroit où un pictogramme indique que la surveillance par caméra est en cours est considéré comme un consentement préalable selon la loi belge sur les caméras.

Les images de caméra sont traitées conformément à la législation sur les caméras. Hilton Brussel Grand Place a indiqué la surveillance par caméra au moyen d’un pictogramme, elle a notifié les caméras à l’autorité compétente et elle a inclus les informations dans un registre spécifique.

Contactez-nous si vous souhaitez de plus amples informations sur notre vidéosurveillance (voir les coordonnées ci-dessous).

Profilage

Afin de vous offrir un service de qualité chaque fois que vous visitez notre hôtel, nous pouvons conserver un profil sur vous, qui peut inclure des informations sur vos séjours précédents (par exemple, à quelle fréquence vous visitez notre hôtel la dernière fois que vous avez visité notre hôtel, ainsi que des informations financières sur vos séjours passés).

Le traitement de vos données personnelles est basé sur notre intérêt légitime à fournir un service client sur mesure.

Jobs

Type de données personnelles

Nous recueillons les informations que vous nous fournissez, telles que votre nom, numéro de téléphone, adresse électronique, CV, et votre motivation. Dans un certain nombre de cas, Hilton Brussels Grand Place reçoit également des données de tiers, par exemple réseaux sociaux par lesquels vous postulez, par exemple, LinkedIn, les agences de sélection et de recrutement qui, par exemple, effectuent des tests dans le cadre de la candidature, votre ancien employeur, mais seulement si vous nous avez donné votre consentement.

Base de traitement légale

Selon le cas individuel, le traitement de vos données à caractère personnel à des fins de recrutement et de sélection est basé sur votre consentement (par exemple, afin de contacter votre ancien employeur ou de partager vos données, votre demande de prendre des mesures avant de conclure un contrat (par exemple si vous nous envoyez votre candidature, spontanée), ou sur la base de notre intérêt légitime, y compris l’identification, la sélection et l’évaluation des candidats à un emploi potentiel et le maintien d’une réserve de recrutement.

À la suite de la procédure de recrutement et de sélection, Hilton Brussels Grand Place conserve vos données dans sa réserve de recrutement pour de futurs postes vacants. Dans la communication dans laquelle nous vous informons de la décision concernant votre offre d’emploi, nous vous offrons la possibilité de vous y opposer.

Finalité

Hilton Brussels Grand Place recueille et utilise vos données à caractère personnel uniquement à des finalités de recrutement et de sélection.

Differents types de systemes

Selon les circonstances, nous pouvons être amenés à traiter les données personnelles dans les types de systèmes suivants notamment, voire en relation avec ceux-ci :

Système de gestion des biens, système d’exploitation des biens, systèmes d’inscription du personnel, système de productivité, système téléphonique, système comptable, système de pointage, système de gestion des revenus, système du centre de recettes, système de communication, système des salaires, système relatif aux cartes de crédit, infrastructure TV et IT (Internet, etc.) et système de vidéosurveillance.

Qui sont les destinataires ou catégories de destinataires qui recevront les données personnelles?

Pour mieux vous servir, nous pourrions être amenés à communiquer/partager vos données personnelles et anonymes :

• avec Hilton Worldwide Holdings Inc,
• avec d’autres entreprises (dont les sociétés et les hôtels appartenant au groupe Pandox), dont les fournisseurs, les sous-traitants et les sociétés avec lesquelles nous collaborons. L’utilisation qu’elles feront de ces données est soumise aux restrictions stipulées ici et aux accords exigeant le respect de leur confidentialité. Nos fournisseurs assurent qu’ils prendront les mesures nécessaires pour protéger les données dont ils disposent en notre nom. Toutefois, la sécurité des données ne peut être garantie,
• avec des tiers qui actent en tant que sous-traitant et qui nous fournissent des services (par ex. : sociétés qui nous assistent dans le cadre des activités de marketing ou de l’IT),
• avec d’autres sociétés du groupe (par exemple : pour faciliter les réservations),
• avec des avocats ou des conseillers du groupe Pandox,
• avec les autorités compétentes,
• avec des partenaires de confiance afin qu’ils puissent vous offrir certains services ou vous envoyer des publicités pertinentes,
• avec des sociétés d’analyse peuvent accéder à des données anonymes (comme votre adresse IP ou l’identifiant de votre appareil) afin de nous aider à comprendre l’utilisation de nos services. Dans ce cas, vos données ne seront utilisées que pour notre compte. Elles ne les transmettent en aucun cas hormis sous forme agrégée. Aucune donnée propre à un utilisateur individuel n’est partagée, et
• avec éventuels acquéreurs ultérieurs de la société: dans le cas que tout ou partie de notre société soit reprise par un tiers, vos informations seront transférées à l’acquéreur.

Des transferts auront-ils lieu vers des pays tiers ?

En règle générale, nous ne transférons pas les données personnelles vers un pays tiers (cet-à-dire un pays hors de l’UE/EEE). Toutefois, il est possible que les prestataires de services travaillant pour Hilton Brussels Grand Place traitent vos données à caractère personnel en dehors de l’EEE. Lorsque cela a lieu, Hilton Brussels Grand Place s’assure qu’il sera un niveau de protection adéquat et suffisant (par exemple, en concluant les clauses types de protection des données adoptées par la Commission européenne entre les parties traitant des données en dehors de l’EEE – article 46 RGPD) ou qu’un autre instrument juridique adéquat est en place. Si vous avez des questions à ce sujet ou si vous désirez obtenir une copie des documents pertinents, vous pouvez adresser à Hilton Brussels Grand Place une requête datée et signée.

Quelle est la durée d’enregistrement des données ?

Nous n’enregistrerons pas les données plus longtemps que nécessaire, selon la finalité du traitement pertinent. Nos responsables veilleront à ce que les mesures visant à la suppression des données personnelles soient respectées (sachez toutefois que certaines lois exigent la conservation de certaines données pendant une certaine période). Nous conservons des images de caméra en principe pendant un mois.

Quels sont mes droits en tant que personne concernée ?

Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles, de demander la correction de vos données personnelles. Dans certains cas, vous pouvez faire opposition au traitement et exiger la suppression de vos données personnelles, ou un usage restreint (le traitement des données personnelles doit être limité à un but particulier). Vous pouvez aussi demander la récupération de vos données sur un support informatique (portabilité des données).

Sachez toutefois que certaines données personnelles sont nécessaires afin de pouvoir accomplir certaines tâches, comme les informations de paiement. À ce titre, elles ne peuvent donc pas être limitées ou supprimées.

Vous avez le droit de renoncer à votre autorisation dès lors que le traitement repose sur un consentement de votre part. Le cas échéant, cela sera stipulé sous forme de base légale dans les sections pertinentes.

Pour faire valoir vos droits en vertu du RGPD, vous devez envoyer une demande ou contacter Hilton Brussels Grand Place (voir les coordonnées ci-dessous). Vous trouverez ci-dessous une description détaillée de vos droits en tant que personne concernée. Sachez toutefois que l’exercice de vos droits peut être soumise à des exceptions ou conditions. Sachez aussi que vos données peuvent être utilisées par Hilton aussi. Veuillez consulter la politique de confidentialité de Hilton, afin de découvrir comment déposer une demande chez Hilton.

Droit à accès

Vous avez le droit d’accès à vos données personnelles que nous traitons. Si vous souhaitez exercer ce droit, envoyez-nous une demande comme décrit ci-dessous.

Droit de correction

En tant que personne concernée, vous avez le droit de demander la correction des données personnelles incorrectes vous concernant. En d’autres termes, vous, en tant que personne concernée, devez fournir les données manquantes, notamment par le biais d’une déclaration supplémentaire. Ces compléments font référence aux données personnelles manquantes et pertinentes pour l’objet du traitement des données.

Droit à l’effacement

Vous pouvez nous contacter pour demander la suppression de vos données personnelles. Les données personnelles doivent être effacées dans les cas suivants :

• lorsque les données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées,
• lorsque le traitement est fondé sur votre consentement et que vous révoquez ce consentement (et qu’il n’existe aucune base juridique pour le traitement),
• lorsque le traitement est effectué à des fins de marketing direct et que vous, en tant que personne concernée, vous opposez au traitement des données,
• lorsque vous vous opposez, en tant que personne concernée, à ce que le traitement ait lieu sur la base de notre intérêt légitime, il n’existe aucune raison justifiée qui l’emporte sur votre intérêt,
• lorsque les données personnelles ont été traitées de manière illégale,
• lorsque la suppression est nécessaire pour se conformer à une obligation légale,
• lorsque les données personnelles sont liées aux enfants et ont été collectées lors de la création d’un profil sur un réseau social par l’enfant.

Nous nous réservons le droit de refuser la suppression dans certains cas, notamment lorsque la loi nous l’impose.

Droit de limiter le traitement

Dans certains cas, vous avez le droit de demander que nous limitions le traitement de vos données personnelles. Une restriction implique que les données soient marquées de manière qu’elles ne puissent ultérieurement être traitées que pour certaines finalités limitées. Le droit de restriction s’applique lorsque vous pensez que les données sont incorrectes et demandent une correction. Dans ces cas, vous pouvez demander une limitation du traitement pendant la période au cours de laquelle nous examinons l’exactitude des données.

Droit à la portabilité des données

Dans certains cas, vous avez le droit de recevoir des données à caractère personnel vous concernant et que vous nous avez communiquées et le droit de les transférer à un autre responsable. Ce droit s’applique au traitement automatique lorsque le traitement des données à caractère personnel est basé sur un consentement émanant de vous, la personne concernée, ou afin d’exécuter un accord avec vous. Cela ne concerne que les données que vous avez transmises personnellement.

Droit d’opposition

Vous avez le droit à tout moment de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque ce dernier concerne des données traitées sur la base d’un intérêt légitime. Le cas échéant, nous ne pourrons plus traiter les données personnelles à moins de vous présenter une raison légitime et précise au regard du traitement qui prévaut sur les intérêts, les droits et les libertés de la personne concernée, ou s’il a lieu en vue de la mise en place, l’exercice ou la défense face à une action en justice. Lorsque les données à caractère personnel sont traitées à des fins de marketing, vous avez le droit de s’opposer à tout moment au traitement des données personnelles vous concernant pour lesdites activités de marketing, dont le profilage dans les limites liées au marketing direct en question.

Avons-nous demandé votre autorisation? Vous pouvez renoncer à tout moment!

Dans certains cas, nous vous demandons votre consentement afin de vous fournir certains services et de traiter vos données personnelles. Suite à votre consentement, nous ne traiterons vos données personnelles qu’à des fins liées à un tel service, produit ou similaire.

Dans les cas suivants, entre autres, nous pouvons demander votre consentement:

• les activités de marketing ;
• lorsque nous traitons des données relatives à des enfants (lorsque nous obtenons le consentement parental) ;
• lorsque nous traitons des données personnelles sensibles (telles que les allergies);
• en cas de transfert des données personnelles vers un pays tiers en dehors de l’EEE;
• dans le cas où le traitement des données est effectué à des fins de personnalisation.

Lorsque le traitement de vos données personnelles est basé sur le consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Cela n’affecte pas la légalité du traitement effectué sur la base de votre consentement avant son retrait. Si vous souhaitez retirer votre consentement, veuillez référer à la service, site Web ou similaire où vous avez donné votre consent, ou contacter-nous en utilisant les coordonnées ci-dessous.

Vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle belge, l’Autorité de Protection des Données. Vous pouvez contacter l’Autorité de Protection des Données au contact@apd-gba.be ou en vous rendant sur sa page Web : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.

La plainte peut également être déposée auprès d’une autorité de protection des données autre que l’autorité belge si cette autorité est celle de l’État membre de l’UE où vous avez votre résidence habituelle ou du lieu où la violation présumée a eu lieu.

Cependant, en cas de questions ou d’objections, nous vous prions de nous contacter au préalable pour nous permettre de résoudre le problème.

Mesures de securite

Nous avons mis en œuvre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir un niveau de sécurité adéquat face aux risques liés au traitement (dont les étapes raisonnables pour protéger vos données identifiables face à un accès ou une divulgation non autorisés). Nous chiffrons les transferts des données sur les pages sur lesquelles vous envoyez des données de paiement. Toutefois, aucune méthode de sécurité ou de chiffrement n’offre de réelle garantie quant à la protection des données contre les hackers ou l’erreur humaine. Faites toujours preuve de prudence lorsque vous utilisez Internet.

Clauses diverses

Vous ne devez pas obligatoirement nous fournir d’informations ou de données personnelles vous concernant. Toutefois, dans certains cas, nous ne pourrons pas vous fournir nos services ou nos produits si nous ne sommes pas autorisés à traiter vos données à caractère personnel.

Coordonnees

Si vous avez des questions ou des doutes quant à notre Politique ou le traitement de vos données personnelles, contactez-nous à l’adresse :

Swiss Hotels Leasing Company SA

Rue Gineste 3, 1000 Brussels, Belgium

Numéro d’entreprise : 0443.435.597

Tel.:  +32 490 589 266

E-mail: ellen.deboeck@hilton.com

Swiss Hotels Leasing Company SA (Hilton Brussels Grand Place) a nommé un DPO qui peut être joint à l’adresse brusselsgrandplace_security@hilton.com.